Hantering av personuppgifter

Nar ni skickar in en intresseanmalan, skriver upp er pa en massa, anmaler er till prova pa dag/skuggning, onskar information eller marknadsforing om vara skolor, behover samtycke lamnas. Samtycke ar frivilligt och avges nar anmalan eller onskemalet skickas in. Syftet med behandlingen ar att informera er i enlighet med det ni visat intresse for, administrera besok, skicka marknadsforing, andra meddelanden och paminnelser.

Personuppgifter som behandlas kopplat till det har ar:

• Namn
• Epost
• Telefonnummer
• Programval
• Ar for tankt studiestart

Rattslig grund: Samtycke, Du kan nar du vill dra tillbaka ditt samtycke, invanda mot behandlingen, begara registerutdrag, rattelse eller att vi begransar behandlingen. For att avregistrera dig fran digitala reklam- och kommunikationsutskick, folj instruktionerna i det SMS eller e-post som du har fatt fran oss. Du kan aven kontakta skolan for detta.

Bevarande tid: Uppgifterna lagras i ett ar efter att ansokningstiden for den sokta utbildningen gatt ut. Vid tillbakadraget samtycke gallras uppgifterna omgaende.

Mottagare av personuppgifterna: Marknadsavdelningen och skoladministration inom det varumarke du visat intresse for samt marknadsavdelningen inom AcadeMedia. Leverantor, AcadeMedia Support AB, Microsoft Ireland Operations Ltd och Infobip Sweden AB. Uppgifterna kan komma att behandlas i Sverige/EU och i de s.k. tredjelander, lander utanfor EU/EES. Overforing till tredjelanderna sker med stod av EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

Avsaga dig direktreklam

Du kan nar som helst avsaga dig reklam- och kommunikationsutskick, bade digitala och i pappersformat. Avregistrering av direktreklam via post kan ske med tva metoder; en fullstandig avregistrering fran SPAR/marknadsregister eller en avregistrering fran AcadeMedias reklam. Du avregistrerar dig genom att fylla i detta formular. For att avregistrera dig fran digitala reklam- och kommunikationssutskick, folj instruktionerna i det SMS eller e-post som du har fatt fran oss.

Nar du onskar byta gymnasium behover samtycke lamnas. Samtycke ar frivilligt och avges nar onskemalet skickas in. Syftet med behandlingen ar att administrera bytet och kommunicera uppgifter som ror bytet.

Personuppgifter som behandlas kopplat till det har ar:
– For- och efternamn
– Email
– Mobilnummer
– Nuvarande program ni laser
– Onskad utbildning
– Studiestart for onskad utbildning
– Betygsdokument
– Individuell studieplan

Rattslig grund: Samtycke, du kan nar du vill dra tillbaka ditt samtycke, invanda mot behandlingen, begara registerutdrag, rattelse eller att vi begransar behandlingen. For att aterta samtycke kan ni aven kontakta skolan.

Bevarandetid: Uppgifterna behandlas fram tills tiden tills beslut om byte fattats (normalt sett inom nagra manader). Vid tillbakadraget samtycke gallras uppgifterna omgaende.

Mottagare av personuppgifterna: Skoladministrationen inom den skola du visat intresse. Leverantor till varumarket ar AcadeMedia Support AB med bitradena Microsoft Ireland Operations Ltd och Infobip Sweden AB. Uppgifterna kan komma att behandlas i Sverige/EU och s.k. tredjelander, lander utanfor EU/EES. Overforing till tredjelanderna sker med stod av EU-kommissionens standardavtalsklausuler (Microsoft omfattas av EU/USA:s dataskyddsramverk).

Nedan kan du som vardnadshavare eller elev lasa om hur vi behandlar personuppgifter for olika andamal inom respektive omrade.

Anta och skriva in elever i skolan

Nar en elev far en plats i en av vara gymnasieskolor genomfors flera behandlingar av personuppgifter. Eleven och vardnadshavare skrivs in i vart kallsystem Schoolsoft. Dar lagger vi in uppgifter om dig som vardnadshavare och elev som behovs for att vi ska kunna bedriva var verksamhet, till exempel erbjuda modersmalsundervisning eller sarskilt stod. Informationen kommer fran elevens foraldrar, fran Skatteverkets register om personer i Sverige; ”Statens personadressregister (SPAR)” och skapas ocksa ibland av de som jobbar pa skolan som eleven gar pa.

I samband med det som beskrivits ovan behandlas foljande personuppgifter:

• Namn och personnummer pa elev
• Namn och personnummer vardnadshavare
• Folkbokforingsadress
• Telefon
• E-post
• Meritpoang och behorighet fran grundskolan
• Kommentar (fritextfalt)
• Modersmal
• Resultat pa fardighetsprov eller uttagning om du soker en utbildning dar detta kravs, till exempel musik eller idrott pa vissa skolor
• Uppgift om halsa som sjukdom, diagnos eller liknande som skolan behover veta for att kunna tillhandahalla extra anpassningar, sarskilt stod eller arbeta med elevhalsa eller om du soker en av vara anpassade gymnasieskolor. Mer information om behandlingar relaterat till det finns nedan. Uppgifter om halsa kan aven forekomma om eleven ar inskriven i en resursskola pa gymnasieniva.

Mottagare av personuppgifter: Intendent eller annan administrativ personal pa skolan, personal pa skolan som larare, leverantor av system som Schoolsoft och Google. Nar vi arbetar i Google exponeras uppgifter till USA baserat pa adekvansbeslut enligt art. 45 GDPR EU-US Data Privacy Framework. For mer information om dessa kontakta skolan.

Rattslig grund: Allmant intresse, 15 kapitlet 5 §, 16 kapitlet 37 § och 17 kapitlet 15 § skollagen (2010:800) samt uppfylla krav pa sarskilt stod och arbete med modersmal samt bedriva resursskola pa gymnasieniva. Modersmal behandlas med stod av art 9. g) GDPR allmant intresse arbeta med modersmal i enlighet med lagkrav i skollagen.

Bevarande tid: Antagningsbeslut och uppsagning av koplats gallras vid lasarsslut enligt arkivplan. Ovriga personuppgifter bevaras under tiden eleven ar inskriven i gymnasieskolan och ska darefter gallras.

Kommunicera med elev och vardnadshavare

Tills eleven blir myndig har vardnadshavare ratt att informeras om elevens skolgang, vilket sker via Schoolsoft eller Google Classroom. Pa dessa digitala plattformar hittar ni ocksa viktig information fran skolans rektor eller larare om laxor, kommande prov eller studiedagar. Nar eleven fyller 18 ar har vardnadshavaren inte langre behorighet om inte eleven valjer att dela den. Kontakt kan ocksa ske genom Snackamedskolan.

Skolan kan behova kontakta eleven eller elevens vardnadshavare vid akuta situationer eller sjukdom som uppstar pa skolan. Det ar ocksa mojligt for eleven eller elevens vardnadshavare att kontakta skolans ledning eller huvudman och den kontakten sker framst via e-post eller telefonsamtal.

For att kunna gora detta behover vi behandla foljande kategorier av personuppgifter om er:

• Namn och personnummer
• Kontaktuppgifter som e-post och telefonnummer
• Kommunikation i form av e-post och sms
• Anvandarnamn (Snackamedskolan)
• Grupp/klass
• Ljud- och bildmaterial
• Beskrivningar av larande och forslag pa utveckling framat

Mottagare av personuppgifter: Uppgifterna delas internt med mottagaren av informationen, till exempel om en vardnadshavare skickar ett mejl till en larare eller om mote bokas med studie- och yrkesvagledare samt med leverantorerna av larplattformarna, Schoolsoft och Google som ar vara bitraden. Nar vi arbetar i Google exponeras information till USA baserat pa adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework i enlighet med art. 45 GDPR. Kontaktar du oss genom Snackamedskolan delas uppgifterna med leverantorerna Publicis Communications Sweden AB, Telia Sergel och Twilio Sendgrid, av dessa exponerar eller overfor Twilio Sendgrip uppgifter till USA med stod av adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework i enlighet med art. 45 GDPR.

Rattslig grund: Allmant intresse nar det galler att genomfora utbildning enligt Skollagen 1 kap 11 § (2010:800), alternativt rattslig forpliktelse enligt 3 kap. 3 § Skollagen (2010:800) nar det galler information till vardnadshavare eller hantering av klagomal 4 kap. 8 § Skollagen (2010:800).

Bevarande tid: Kommunikation sa som e-post gallras nar syfte med kommunikation ar uppnadd. Dock kan vissa personuppgifter och kommunikation bevaras langre om det ar en del av en annan behandling, till exempel klagomal mot utbildningen eller som en del av det systematiska kvalitetsarbetet.

Hantera IT konton

Eleven far vid antagning ett IT-konto sa att eleven kan logga in pa skolans datorer. Information om eleven hanteras da for att elevens konto ska vara sakert; sa kallad datasakerhet. I samband med att eleven borjar skolan far aven du som vardnadshavare ett konto hos oss for att kunna ta del av information genom Schoolsoft. Informationen for att skapa kontot kommer fran dig sjalv, hemkommunen och SPAR (Statens personadressregister). Har du fragor om ditt konto eller elevkonton, kontakta i forsta hand skolan.

• Elevens anvandarnamn
• Elevens losenord
• Vardnadshavares namn och personnummer
• Vardnadshavares e-post och telefonnummer
• IP-adress (det nummer som identifierar den dator eleven anvander pa ett natverk)
• Om eleven anvander vissa typer av program pa datorn, exempelvis kan aven handelser som har med sakerhet pa elevens konto att gora, loggas
• Informationen kommer fran skolans IT-stod eller av programmen eleven anvander pa datorn

Mottagare av personuppgifter: Informationen hanteras av skolans IT-stod och skoladministration, Academedia Support AB samt leverantor av tjansten. For AD-konton ar det Azure genom Microsoft. Uppgifterna ska endast behandlas inom EU/EES.

Rattslig grund: Rattslig forpliktelse, behorighetshantering, atkomsthantering och uppgiftsminimering

Bevarande tid: Personuppgifter, bade elevens och vardnadshavarens bevaras under tiden eleven ar inskriven i skolan.

Hantera narvaro och franvaro

Nar en elev gar i gymnasieskolan finns narvaroplikt och om en elev ar franvarande ska det anmalas. Tills eleven ar myndig ar skolan skyldig att kontakta vardnadshavare vid franvaro. Vi tar narvaro under varje lektion samt foljer upp om eleven varit franvarande fran skolan under en langre period. Nar larare pa skolan tar narvaro registreras den i Schoolsoft. Skolan behover aktuella narvarolistor i fall att nagot akut skulle handa pa skolan.

Kategorier av personuppgifter:

• For eleven sa som namn, efternamn, personnummer
• For vardnadshavare sa som namn, efternamn, personnummer
• Kontaktuppgifter som e-post och telefon
• Kommunikation
• Planerade narvarotider
• Faktiska narvarotider
• Franvaro
• Grupp/klass

Mottagare av personuppgifter: Uppgifterna delas internt med mottagaren av informationen som ansvarig larare for lektionen dar elev franvaroanmalts, vilket sker i Schoolsoft. Aven rektor kan ta del av uppgifter om franvaro da det kan paverka studiebidraget. Elevhalsoteam kan ta del av uppgifter om de blir inkopplade. Uppgifterna delas ocksa med CSN baserat pa narvaro. Uppgifterna behandlas endast inom EU/EES.

Rattslig grund: Rattslig forpliktelse, 15 kap. 16 § Skollagen (2010:800) nar det galler narvaro i gymnasieskolan, samt rapportering till CSN enligt 6 kap. 6 § studiestodsforordningen (1999:1395).

Bevarande tid: Personuppgifter bevaras under tiden elev ar inskriven i skolan.

Genomfora undervisning

Skolan har information om sina elever for elevens utbildning och for att lara eleven om amnen eleven har i skolan. Elever ska ges den ledning och stimulans som alla elever har ratt till i den ordinarie undervisningen. Som en del av ordinarie undervisning anvander vi oss darfor av olika laromedel, analoga och digitala, till exempel anvands verktyg for att schemalagga undervisningen och sakerstalla att eleverna far tillrackligt med undervisningstid. I undervisningen har vi aven digitala prov.

Informationen som behandlas kommer fran elevens foraldrar, fran Skatteverkets register om personer i Sverige; ”Statens personadressregister (SPAR)” och skapas ofta av de som jobbar pa skolan som eleven gar pa. Aven information i tjansterna som skapas vid anvandning behandlas.

Kategorier av personuppgifter som behandlas ar foljande:

• Namn
• Personnummer
• Kansliga personuppgifter (kon och modersmal)
• Grupp/klass
• Feedback pedagogisk progress
• Inlamnade uppgifter och provsvar
• Ljud- och videoinspelningar
• Narvaro
• Resultat pa nationella prov
• Resultat pa prov
• Utvecklingsplan
• Utvarderingar
• IP-adress
• Bild pa elev

Mottagare av personuppgifter: Skolan ar ansvarig for hur informationen om eleven hanteras och det ar skolledningen, undervisande personal, skolpersonalen inom elevhalsan och elevresurser som anvander informationen. Vissa typer av dokument som betyg forvaras i arkivskap pa skolan med begransad behorighet.

I samband med att dessa behandlingar sker kan aven andra leverantorer av tjanster for undervisning, bitraden till oss, hantera en del av elevernas personuppgifter. Till exempel anvands Google Classroom och vid anvandning av Google exponeras uppgifter till USA baserat pa art. 45 GDPR adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework. For schemalaggning anvands Schoolsoft, Skola24 och Plan Digital.

Vid digitala prov delas uppgifterna med leverantoren Exam.net och Kunskapsmatrisen, bada genom bolaget Teachiq AB. Personuppgifterna som forekommer kopplat till digitala nationella prov delas med Skolverket. Mer information om digitala nationella prov finns har Digitala nationella prov – Skolverket

Personuppgifterna kan aven delas med sa kallade tredjepartsappar som vi anvander i undervisningen. For att trygga elevernas personuppgifter vid anvandning av tredjepartsappar ska granskning ske av Privacy Office innan en ny tjanst borjar anvandas. Vilka digitala laromedel och lartjanster som finns pa skolan kan eleven fraga sin rektor for att fa detaljerad information om hur elevens personuppgifter hanteras i de olika systemen.

Rattslig grund: Allmant intresse, genomfora utbildning enligt 1 kap. 11 § Skollagen (2010:800) i enlighet med laroplan, schemalaggning rattslig forpliktelse sakerstalla tillracklig undervisningstid, 16 kap. 18 §, 17 kap. 6 § Skollagen (2010:800).

Bevarande tid: Informationen tas bort vid olika tillfallen sa att skolan inte har kvar den langre an nodvandigt, generellt bevaras uppgifter om eleven tills eleven lamnar skolan. Beslut om anpassad studiegang, beslut om enskild undervisning, beslut om placering i annan undervisningsgrupp, och beslut om atgardsprogram tas bort efter avslutad utbildning. Betyg sparas och tas inte bort.

Betygsattning och omdomen

Betygsattning och omdomen regleras i skollagen och laroplanen som vi foljer. Vi lamnar aven over betyg till hemkommunen. Betyg kan forvaras i arkivskap pa skolan med begransad behorighet. I samband med det behandlas foljande personuppgifter:

• Resultat pa underlag till betyg och omdomen
• Namn
• Personnummer
• Klass
• Arskurs
• Betyg
• Utbildning/program
• Kursnamn

Mottagare av personuppgifter: Medarbetare som arbetar med betygsattning och administration av det, rektor, elev, vardnadshavare, hemkommun.

Rattslig grund: Myndighetsutovning (betygssattning regleras i 3 kap. 13 § (2010:800), omdome foljer 15 kap. 22-27 §§ Skollagen (2010:800). Allmant intresse modersmalsundervisning 10 kap. 7 § Skollagen (2010:800) modersmal
Overlamnande av betygsunderlag rattslig forpliktelse, 29 kap. 18 § Skollagen (2010:800), s.606 Prop. 2009/10:165.

Modersmal behandlas med stod av art. 9 g) GDPR allmant intresse arbeta med modersmal i enlighet med lagkrav.

Bevarande tid: Skriftligt omdome for elev i ak 9 bevaras. Terminsbetyg gallras efter tva ar efter avslutad utbildning. Slutbetyg bevaras. Original ges till elev och kopia skickas till respektive kommun for arkivering och sparas aven pa skolan. Signerade betygskataloger ska sparas pa skolan. Slutbetyg, studieintyg och examensbevis bevaras.

Arbeta med studieplaner

Det finns i skollagen krav pa att vi ska arbeta med studieplaner i vissa fall, nar vi gor det behandlas foljande personuppgifter:

• Fornamn
• Efternamn
• Klass
• Narvaro/franvaro
• Innehall i studieplan

Mottagare av personuppgifter: Ansvarig larare, elever och vardnadshavare

Rattslig grund: Allmant intresse, uppratta individuella studieplaner 16 kap. 25 §, 17 kap. 7 § Skollagen (2010-800)

Bevarande tid: 2 ar efter avslutad utbildning for protokoll vid utvecklingssamtal och utvecklingsplan.

Internutredning och uppfoljning av vidtagna atgarder

Inom skolan finns det olika rattsliga krav pa verksamheten kopplat till hantering av incidenter, krankningsanmalningar och tillbudsrapporter. I praktiken kan det handla om att du som vardnadshavare eller en elev lamnar in ett klagomal om skolan till rektorn eller skolchef. Det ar mojligt att lamna anonyma klagomal, men for att genomfora en fullstandig utredning kan enheten behova samla in och behandla en del personuppgifter som ar relevanta for att utreda ditt klagomal.

Rektorer har ett arbetsmiljoansvar for de elever som gar i skolan, aven om dessa inte omfattas av arbetsmiljolagen. Tillbud och olyckor som drabbar elev anmals till huvudman for att denne systematiskt ska kunna folja upp inrapporterade tillbud och vidta atgarder for att sakerstalla att miljon ar trygg for alla elever.

En rektor, larare eller annan personal som far kannedom om att en elev har blivit utsatt for krankande behandling av en annan elev eller vuxen i samband med verksamheten ar aven skyldig att anmala detta till huvudman.

For att kunna uppratthalla dokumentation kring eventuella anmalningar eller incidenter som intraffar i samband med elevens deltagande i skolan gor vi foljande personuppgiftsbehandlingar:

• Dokumentera eventuella olyckor/tillbud i arendehanteringssystem
• Dokumentation av utredning och slutsatser kopplat till eventuella olyckor/tillbud for elevernas arbetsmiljo
• Dokumentation av utredning och slutsatser kopplat till eventuell krankande behandling i
• verksamheten
• Atgardsplan for att sakerstalla att krankning upphor
• Dokumentation av utredning och slutsatser kopplat till klagomal mot utbildningen
• Handlingsplan for att atgarda eventuella brister som upptackts i verksamheten utifran klagomal
• Kommunikation av utredning och vidtagna atgarder till dig som vardnadshavare

I samband med detta behandlas foljande kategorier av personuppgifter:

• Namn pa elev
• Om aktuellt, namn pa vardnadshavare
• Om aktuellt, kontaktuppgifter till vardnadshavare
• Klagomalet som lamnats in med tillhorande underlag som till exempel bilder
• Upplysningar, handlingar och annat material som behovs for internutredning

Mottagare av personuppgifter: Internt delas informationen med de som arbetar med fragan till exempel rektor, skolchef och aktuell personal pa skolan eller inom AcadeMedia, till exempel skoljurister, samt vara leverantorer av systemen som arbetet sker i, till exempel Google och Schoolsoft. Vid anvandning av Google exponeras uppgifter till USA baserat pa adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework art. 45 GDPR. Kontakta skolan om du vill veta mer.

Rattslig grund: Rattslig forpliktelse, hantera klagomal 4 kap. 8 §, 6 kap. 10 § Skollagen (2010:800).

Bevarande tid: Beslut och utredning av klagomal mot utbildningen bevaras i 5 ar efter att beslut formedlas. Anmalning/utredning av krankande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § Skollagen (2010:800) bevaras ocksa i 5 ar.

Dokumentation av tillbud/olycksfall och utredning bevaras i 5 ar efter att olyckan/tillbud anmals for att sakerstalla att du som vardnadshavare kan fa ut relevant information for till exempel forsakringsanmalan.

Mojliggora anpassningar, sarskilt stod och atgardsprogram i gymnasieskolan

Alla elever har ratt till ledning och stimulans for att kunna utvecklas sa langt som mojligt. En del elever har ocksa ratt till extra anpassningar eller sarskilt stod. Eleven maste inte ha en diagnos for att fa extra anpassningar eller sarskilt stod, det kan ocksa vara sa att eleven inte alltid kanner till vilka anpassningar som lararen gor. Det kan till exempel vara att eleven far redovisa en uppgift muntligt istallet for skriftligt. Ar elevens behov storre eller mer langvarigt kan rektor behova fatta beslut om atgarder sa att eleven klarar kraven for betygen i arskursen. Alla gymnasieskolor inom AcadeMedia foljer samma arbetsgang for arbetet med stodinsatser. For att kunna uppratthalla arbetsprocesserna med stodinsatser genomfor vi foljande personuppgiftsbehandlingar:

• En bedomning gors att en elev riskerar att inte uppfylla de betygskriterier eller de kriterier for bedomning av kunskaper som minst ska uppfyllas
• Elevens behov av stod tillgodoses genom extra anpassningar. Anpassningarna foljs upp
• Rektor ser till att en utredning av elevens eventuella behov av sarskilt stod genomfors skyndsamt
• Utredningen visar att eleven ar/eller inte ar i behov av sarskilt stod. Atgardsprogram utarbetas och beslutas om behov finns
• Eleven ges stod i enlighet med atgardsprogrammet. Atgardsprogrammet foljs upp och utvarderas
• Nytt atgardsprogram utarbetas och beslutas eller sa tas beslut om att avsluta atgardsprogram

I samband med detta behandlas foljande kategorier av personuppgifter:

• Elevens namn, efternamn, personnummer
• Behov av talsyntes
• Beslut om anpassad studiegang
• Beslut om enskild undervisning
• Beslut om placering i annan undervisningsgrupp
• Beslut om atgardsprogram
• Dokumentation av extra anpassningar
• Dokumentation for sarskilt stod
• Feedback pedagogisk progress
• Inlamnade uppgifter och provsvar
• Utvecklingsplan
• Utvarderingar

Mottagare av personuppgifter: Elevhalsopersonal, undervisande personal som stottar i eleven kopplat till fragorna, Google och Prorenata. Vid anvandning av Google exponeras uppgifter till USA baserat pa adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework i enlighet med art. 45 GDPR.

Rattslig grund: Rattslig forpliktelse, 3 kap. 4, 4b, 5-12 §§ Skollagen (2010:800).

Personuppgifterna som behandlas kan vara kansliga enligt GDPR, de behandlas med stod av art. 9 g) GDPR allmant intresse uppfylla de krav som finns pa verksamheten i skollagen.

Bevarande tid: Du kan lasa mer om hur lange vi behover forvara de olika formerna av underlag kopplat till sarskilt stod i var arkiveringsplan.

Erbjuda elevhalsans medicinska insats (EMI)- skolskoterska och skollakare

I skollagen finns en rattslig forpliktelse att tillhandahalla elevhalsa. Vardnadshavare och elever i vara skolor kan darfor komma i kontakt med elevhalsans medicinska insats dar skolan ar vardgivare; exempelvis skolskoterska eller skollakare. Om det sker hanterar elevhalsans medicinska insats information i form av kansliga personuppgifter om eleven for att overvaka elevens halsa och stodja en bra halsoutveckling i skolan och da sker det baserat pa krav i skollagen.

Elevhalsans medicinska arbete utgar fran ett basprogram. Informationen tas fram av personalen inom den medicinska insatsen, till exempel skolskoterska eller skollakare eller kommer fran en annan vardgivare, till exempel en annan skolas medicinska insats. Elevhalsans uppdrag i gymnasiet kan variera beroende pa elevens tidigare skolgang, i vissa situationer ges till exempel kompletterande vaccinationer.

I samband med detta kan foljande kategorier av personuppgifter behandlas:

• Elevens namn, efternamn, personnummer
• Kontaktuppgifter som telefonnummer och adress
• Elevhalsans medicinska insats (EMI) anteckning om anamnes, status, atgard och resultat
• EMI tidsbokning
• EMI vaccination
• EMI vaccinationsordination
• EMI vaccination overforing till Nationella vaccinationsregistret
• EMI skollakaranteckning
• EMI remisser
• EMI halsouppfoljning
• EMI halsodeklaration
• EMI checklista
• EMI diagnos
• EMI horselkontroll
• EMI matvarden
• EMI synkontroll
• EMI tillvaxtkontroll
• EMI varningar
• EMI arftlighet/risk
• EMI begaran om remissvar
• EMI inskannat underlag fran tidigare vardgivare
• EMI medgivande journalrekvisition
• EMI medgivande vaccination samtycke
• Inskannad psykomotorisk utveckling
• Inskannat psykologutlatande
• Vardgivarens avvikelserapport

Mottagare av personuppgifter: Beroende pa vilken information det ar kan den hanteras av skolskoterska, ledningsansvarig skolskoterska, skollakare, skoloverlakare, skolpsykolog, systemadministrator for Prorenata och medicinsk verksamhetschef. Uppgifterna overfors inte till tredjeland. Uppgifter om vaccination overfors till Folkhalsomyndigheten i enlighet med lagkrav genom Prorenata.

Rattslig grund: Rattslig forpliktelse, bedriva elevhalsa 2 kap. 25-28 §§ Skollagen (2010:800). Informationen om eleven hanteras med den tystnadsplikt som galler enligt patientsakerhetslagen (2010:659) och patientdatalagen (2008:355) samt enligt den allmanna dataskyddsforordningens konfidentialitetskrav. Tystnadsplikten kan havas med stod av samtycke. For utlamnande av vaccinationsuppgifter rattslig forpliktelse, 8 § Lag (2012:453) om register over nationella vaccinationsprogram m.m.

Uppgifterna som behandlas kan vara kansliga enligt GDPR, de behandlas med stod av art. 9 g) GDPR arbete med elevhalsa i enlighet med skollagen.

Bevarande tid: Personuppgifterna bevaras och gallras inte da elevhalsan ar slutinstans for behandling av uppgifterna.

Erbjuda elevhalsan i ovrigt

Som elev i en av vara skolor kan man aven komma i kontakt med elevhalsans andra delar, till exempel skolpsykolog och kurator. I sa fall hanterar elevhalsan information om eleven for att stodja elevens utveckling mot utbildningens mal och skapa miljoer som framjar elevernas larande, utveckling och halsa. Elevhalsan arbetar aven med fragor om elevernas arbetsmiljo och skolans vardegrund.

Informationen som behandlas kommer fran eleven eller elevens vardnadshavare. Den kan ocksa tas fram av personalen pa skolan, eller komma fran en utomstaende kalla, till exempel en tidigare skola.

De personuppgifter som behandlas har ar foljande kategorier:

• Anmalan till rektor om omfattande franvaro
• Anmalan till rektor om sarskilt stod
• Beslut om anpassad studiegang
• Beslut om enskild undervisning
• Beslut om placering i annan undervisningsgrupp
• Beslut om atgardsprogram
• Dokumentation av extra anpassningar
• Dokumentation for sarskilt stod
• Dokumentation for tillaggsbelopp
• Dokumentation vagledningssamtal
• EHT-anteckning, elevhalsans
• Utredningar
• Elevhalsoteamets anteckningar
• Kuratorsakt
• Konsultremiss
• Kuratorsakt,
• Kurators anteckningar
• Narvaro
• Psykologisk anamnes
• Psykologiska journalanteckningar
• Psykosocial status
• Specialkost
• Specialpedagogiska behov
• Utvecklingsplan
• Medicin och underlag for egenvard

Mottagare av personuppgifterna: Rektor, elevhalsa, vardnadshavare, leverantor av system. Arbete sker dels i Prorenata och Schoolsoft dar ingen overforing till tredjeland sker. Visst arbete sker i Google da exponeras uppgifter till USA baserat pa adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework i enlighet med art. 45 GDPR. For specialkost kan informationen samlas in genom Mina Sidor och da delas uppgifterna med leverantoren Oneflow, uppgifterna overfors inte till tredjeland. Vid behov av egenvard kan medarbetare ha tillgang till lakemedel eller egenvardsplan i last skap.

Beroende pa varumarke sa anvands ytterligare tjanster for elevhalsans arbete, inom gymnasiesegmentet anvands bade DF Response och Studybee, informationen overfors inte till tredjeland. Vid fragor eller om du vill ha mer information om vilket system som anvands, kontakta din skola.

Rattslig grund: Allmant intresse, tillhandahalla elevhalsa och elevstodjande insatser 2 kap. 25, 27, 28 § Skollagen (2010:800), Allmant intresse, erbjuda skolmaltid 16 kap. 53 § Skollagen.

Bevarande tid: Beroende pa typ av handling gallras informationen vid olika tidpunkter, mer specifik information finns i AcadeMedias Arkiveringsplan.

Hantera sarskilt stod och ansokan om tillaggsbelopp

Bade i skollagen och i laroplanen beskrivs det tydligt att skolan ska sarskilt uppmarksamma elever i behov av sarskilt stod och att vi ska ge det stod som deras speciella behov kraver. Ibland ar behoven utover det som skolan kan erbjuda inom ramen for verksamheten och kan behova soka tillaggsbelopp for att mota enskilda elevers behov. Vi kan darfor behova behandla uppgifter om eleven for att hantera och bemota rattsliga krav kopplat till tillaggsbeloppsansokan samt for att tillhandahalla sarskilt stod. I samband med det behandlas foljande personuppgifter:

• Namn
• Personnummer
• Skola och klass
• Pedagogisk kartlaggning
• Handlingsplan
• Ansokan om tillaggsbelopp
• Uppgifter om halsa kopplat till behovet om sarskilt stod

Mottagare av personuppgifter: Rektor, hemkommun

Rattslig grund: Rattslig forpliktelse, tillhandahalla sarskilt stod i gymnasiet 3 kap. 9§ skollagen (2010:800, ansokan om tillaggsbelopp 16 kap. 54 § skollagen (2010:800).

Bevarande tid: Dokumentation for sarskilt stod gallras efter overlamning vid overgang till grundskolan, dokumentation avseende tillaggsbelopp gallras efter 10 ar.

Marknadsforing och informationsutskick

Vardnadshavare eller elever beroende pa alder pa vara skolor kan ge samtycke till, med andra ord godkanna, att skolan kan fotografera, filma eller spela in ljud med elever, som skolan sedan kan anvanda i marknadsforing och informationsutskick.

Om samtycke lamnats far eleven vara med pa bilder, filmer och ljud som vi publicerar pa vara sociala medier, till exempel Instagram, Facebook och TikTok sa behandlas elevens personuppgifter aven dar. Nar du skrev under samtyckesblanketten fick du information om forutsattningarna for publiceringen och vad samtycket galler, samma information finns samlad har.

Nar vi anvander material innehallande personuppgifter inom vara verksamheter, ska det ske med beaktande av dataskyddsforordningen (GDPR). For att fa fotografera, filma, spela in ljud eller skriva om elever och sprida materialet internt eller i marknadsforingssyfte, behovs samtycke fran elev/vardnadshavare. Elev kan samtycka utan vardnadshavares underskrift om eleven ar over 16 ar. I annat fall kravs bada vardnadshavares underskrifter. Om endast en vardnadshavare lamnar sitt samtycke raknas det som att samtycke saknas for eleven.

Intern information och marknadsforing
Skolan ar bade en del av KLARA Gymnasium Kunskap AB och AcadeMedia-koncernen. Ibland skapas och anvands material (bilder/filmer/ljud) i skolmiljo- eller sammanhang med medverkande elever i kompetensutvecklande syfte, exempelvis vid utbildningar eller natverk for rektorer eller larare. For att fa lov att skapa och publicera material internt dar eleven medverkar, behover vi ditt samtycke. Materialet kommer som langst publiceras i tre ar. Ifall samtycke givits kommer elev och vardnadshavare inte att informeras infor varje publiceringstillfalle.

Extern information och marknadsforing
For att fotografera, filma och/eller spela in eleven i skolmiljo eller undervisningssammanhang och darefter publicera eller sprida materialet i marknadsforingssyfte (t.ex. i sociala medier, visning vid oppet hus eller annonskampanjer) behover vi ditt samtycke. Ifall samtycke givits kommer elev och vardnadshavare inte att informeras infor varje publiceringstillfalle. Bilderna kommer som langst att vara publicerade i tre ar.

Aterkalla samtycke
Du kan alltid aterkalla ditt samtycke genom att kontakta skolan, du behover inte motivera varfor. Ett tillbakadraget samtycke betyder dock inte att tidigare publiceringar blir olagliga, eftersom samtycket var giltigt under perioden som de publicerades.

Vid publiceringen behandlas foljande personuppgifter av eleven:
Bild, film- och/eller ljud
Eventuellt namn
Skola

Mottagare av personuppgifter: Allmanhet och foljare av vara sociala medier

Rattslig grund: Samtycke, det kan aterkallas genom att kontakta skolan.

Bevarande tid: Nar tre ar har passerat, eller om samtycket tas tillbaka, kommer materialet tas bort fran vart arkiv och fran platser dar det har publicerats. Om du har fragor om nar uppgifterna kommer att raderas, kontakta skolan.

Rapportera statistik till SCB

Information om eleverna pa vara skolor behandlas for att skolan maste redovisa information som ska inga i statistik for nationell utvardering. Informationen delas med Statistiska Centralbyran pa uppdrag av Skolverket.

I samband med rapporteringen behandlas foljande personuppgifter:

• Elevens personnummer
• Skolenhetskod
• Namn pa skola
• Arskurs och klass
• Programkod, namn pa program och inriktning
• Om eleven laser idrottsutbildning
• Information om nationella prov
• Om eleven foljer kursplanen for svenska som andrasprak
• Det sprak eleven laser enligt kursplan i moderna sprak
• Ett sprak om eleven foljer annan kursplan an i moderna sprak
• Om eleven har beslut om atgardsprogram
• Om eleven far sarskilt stod i form av sarskild undervisningsgrupp
• Om eleven far sarskilt stod i form av enskild undervisning
• Om eleven far sarskilt stod i form av anpassad studiegang
• Om eleven far studiehandledning pa sitt modersmal

Mottagare av personuppgifter: Medarbetare internt som sammanstaller informationen, SCB och Skolverket

Rattslig grund: Rattslig forpliktelse, Uppgiftsskyldighet galler enligt 26 kap. 25 § skollagen (2010:800). Av 1 § forordningen (1992:1083) om viss uppgiftsskyldighet for huvudmannen inom skolvasendet m.m. foljer att Skolverket far meddela foreskrifter om vilka uppgifter som ska lamnas. Insamlingen regleras av Skolverkets foreskrifter (SKOLFS 2011:142) om uppgiftsinsamling fran huvudmannen inom skolvasendet m.m. Statistiken regleras aven av lagen (2001:99) och forordningen (2001:100) om den officiella statistiken.

Bevarande tid: Personuppgifterna som lamnas ut bevaras och gallras i enlighet med vad som beskrivits under andra behandlingar, till exempel undervisning. Generellt bevaras uppgifterna under tiden eleven ar inskriven i verksamheten.

Hantera praktikplats

Beroende pa vilket program en elev laser kan det forekomma praktik, bade som arbetsplatsforlagt larande (APL) eller utlandspraktik genom Erasmus+ vilket sker i enlighet med de programstrukturer som finns for yrkesprogrammen. Vid APL tecknas ett utbildningskontrakt for varje elev och arbetsplats som elev, skolhuvudman och den som tillhandahaller APL skriver under, skolhuvudmannen har ett ansvar att uppratta utbildningskontraktet, ar eleven inte myndig skriver aven vardnadshavare under. Beroende pa vilken typ av praktik en elev har kan kategorierna av personuppgifterna som behandlas variera men det kan vara foljande:

• Namn pa elev, vardnadshavare, larare pa skolenhet, handledare och skolhuvudman
• Upplagg for APL
• Adress
• E-post
• Telefonnummer
• Kontaktuppgifter till ansvarig pa praktikplatsen
• Utbildning
• Omdome for elevens APL

Mottagare av personuppgifter: Leverantor av tjanst som det hanteras i som Google, nar Google anvands sker overforing till USA baserat pa adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework i enlighet med art. 45 GDPR.

Rattslig grund: Allmant intresse, mojliggora APL i enlighet med 6 kap. 11§ a skollagen (2010:800).

Bevarande tid: Personuppgifter bevaras under tiden elev ar inskriven i skolan och gallras darefter om de inte behovs for andra andamal, till exempel bevaras ekonomiska underlag for bokforingssyften i 7 ar.

Hantera ledighetsansokan for elev

Under vissa forutsattningar kan vardnadshavare ansoka om ledighet for elev under pagaende termin utanfor loven. I samband med detta behandlas foljande personuppgifter:

• Namn
• Personnummer
• Klass
• Namn och telefonnummer/e-post vardnadshavare
• Anledning till ledighet kan innebara att uppgifter om religion eller halsa behandlas
• Vid Erasmus+ utbyte kan ytterligare information behandlas
• Kommunikation om APL/Erasmus

Mottagare av personuppgifter: Personal som mottar ansokan, APL-plats, ansvarig larare om ledighet kortare an 10 dagar och uppgiften ar delegerad, rektor, leverantor av system som det hanteras i vilket framst ar Google for Gmail och Schoolsoft.

Rattslig grund: Allmant intresse, ansokan om ledighet 7 kap. 18 § Skollagen.

Bevarande tid: Personuppgifter bevaras under tiden eleven ar inskriven i skolan och gallras darefter.

Anmalningar till kommun

Vi har krav pa oss i lag att genomfora olika anmalningar till hemkommunen, till exempel skolpliktsanmalningar, narvaroanmalningar eller om elev slutar i var verksamhet. Detta ifall vardnadshavare inte fullgor sin forpliktelse som denne har for eleven som har skolplikt. Mer information finns hos Skolverket Skolplikt och ratt till utbildning – Skolverket. Kopplat till detta behandlas foljande personuppgifter:

• Namn pa elev och vardnadshavare
• Personnummer
• Adress
• Innehall i orosanmalan t ex beskrivning av familjesituation, livssituation
• Uppgifter om halsa eller religion kan forekomma i orosanmalan

Mottagare av personuppgifter: Hemkommun

Rattslig grund: Allmant intresse, genomfor anmalningar till hemkommun i enlighet med lag 7 kap. 22 § Skollagen.

Bevarande tid: Information om elev bevaras under tiden elev ar inskriven i skolan och gallras darefter.

Kommunikation med socialtjanst

Under vissa forutsattningar kommunicerar vi med socialtjansten eller lamnar ut uppgifter till dem, till exempel om vi gor en orosanmalan vilket det finns krav pa i lag nar vissa omstandigheter foreligger. Kontakten sker via rekommenderat brev alternativt e-tjanster som kommunerna tillhandahaller. Uppgifterna som lamnas kommer fran personal pa skolan, eleven sjalv eller andra elever. Om detta sker behandlas foljande personuppgifter:

• Namn pa elev och vardnadshavare
• Personnummer
• Adress
• Innehall i orosanmalan t ex beskrivning av familjesituation, livssituation
• Uppgifter om halsa eller religion kan forekomma i orosanmalan

Mottagare av uppgifter: Rektor, socialtjanst i hemkommun.

Rattslig grund: Rattslig forpliktelse, 14 kap. 1 § Socialtjanstlagen, uppgifter om halsa behandlas med stod av art. 9 b) GDPR.

Bevarande tid: Underlag som skickas in ska inte sparas men det noteras att anmalan gjorts.